Электронный документооборот - это важно

Без реализации процессов делопроизводства вряд ли обходится какое-либо предприятие. Связано это не столь с увеличением степени бюрократизации современного бизнеса, сколько с наличием непосредственно связанных с производственной деятельностью бумаг, наличием необходимой документации, правоустанавливающих, регулирующих деятельность документов. Поэтому именно то предприятие, малое или внушительных размеров, функционирует стабильно, реагирует на изменения в законодательстве оперативно, ведет бизнес рационально, где правильным образом построен внутренний документооборот. Разумное ведение делопроизводства позволяет решать текущие вопросы по роду деятельности компании, по сдаче необходимой отчетности и иных мероприятий, связанных с внутренней документацией в короткие сроки.

Любое делопроизводство, как в прошлые годы, так и сегодня заключается в реализации мероприятий по созданию документов (документировании входящих процессов, отношений с работниками и т.п.), организации непосредственно документооборота (движения товаров, учета товаров и услуг и т.д.) и, как заключение - хранение бумаг в течение установленного внутренним регламентом предприятия и законодательством срока.

Если ранее точность и скорость процесса была, прежде всего, связана с уровнем квалификации, опытом и настроением сотрудника, ведущего на предприятии документооборот, то сегодня внедрение электронного документооборота позволяет ограничить влияние человеческого фактора, в связи с чем рациональность и четкость работ может быть увеличена в разы.

Со временем руководители предприятий, бухгалтеры привыкли к требованиям налоговых органов и фондов, которые настоятельно рекомендовали передавать отчетность в электронном виде. Обязательность сдачи отчетов с помощью телекоммуникационных каналов связи была прописана для компаний, чей штат составляет более 50 сотрудников, однако в устной форме организациям было рекомендовано, что для более рациональной деятельности как предприятий, так и контролирующих органов целесообразно организовать электронный документооборот. Однако внутренний документооборот в электронном виде намерены сегодня вести лишь прогрессивно настроенные руководители, несмотря на то, что для эффективного делопроизводство программа разработана не одна. Положительная сторона подобного обеспечения заключается не только в том, что организация документооборота таким образом значительно облегчается, строится электронный архив, но и непосредственно с помощью организованной базы управлять бизнес процессами намного проще, что является неоспоримым плюсом для более рационального ведения бизнеса.