На главную страницуpromTrader.ru - промышленный портал Сегодня: 19 ноября 2019 г. – 14:13 МСК | Личные закладки
  Личный кабинет
Промышленность и Торговля - Российский информационно-торговый портал
 

Об особенностях подготовки документов к архивному хранению


В современном деловом мире наиболее ценными ресурсом является время. Вот почему многие руководители при решении вопросов эффективной организации документооборота отдают предпочтение профессиональному подходу.

Известно, что в процессе трудовой деятельности любой фирмы скапливается большое количество всевозможных документов. Отчеты, кадровые дела, учредительная документация и прочие бумаги нуждаются в порядке, создать который возможно только путем квалифицированной организации архива.

При этом следует владеть актуальной информацией о действующих законах в области архивного хранения. Ведь некоторые документы можно уничтожить, другие – хранятся краткие сроки, третьи – подлежат длительной сохранности. Поэтому специалисты считают подготовку документов к архивному хранению важнейшим этапом данного мероприятия, на котором проводится экспертиза ценности бумаг, их опись.

Эта задача трудоемка и ответственна. Справиться с ней по силам только профессионалам. Чтобы исключить возможность ошибки и не потерять слишком много времени, руководители заключают договора со специализированными архивными компаниями. Такая фирма и документы подготовит, и, что немаловажно, организует их хранение на собственных хорошо оборудованных складах.

Дело в том, что бумажные носители информации обоснованно считаются хрупкими и ненадежными. Под воздействием различных факторов (повышенной влажности, перепадов температур, ультрафиолетовых лучей и т.д.) бумага может истлевать и портиться. Вместе с ней теряются важные сведения, что недопустимо.

При организации хранилищ, компании, специализирующиеся на оказание подобного рода услуг, предусматривают все риски. Бумаги помещаются на специальных складах, оснащенных всем необходимым оборудованием и мебельными изделиями, на которых поддерживается благоприятный микроклимат с учетом особенностей бумажных носителей.

Специализированные компании также могут оказать услугу по созданию электронной версии архива. Данной возможностью с удовольствием пользуются в основном крупные и средние предприятия, нацеленные на высокую эффективность трудового процесса.

Найти нужную бумагу в подобном хранилище совсем несложно. При этом работать с одним и тем же документом могут одновременно несколько сотрудников компании. Риск потери корпоративной информации при таком подходе минимален, поскольку система сохраняет все промежуточные копии документов и препятствует их случайному уничтожению.

В числе распространенных услуг коммерческого архива также следует отметить такие, как утилизация документов и их сканирование. Для выполнения данных операций требуется высокотехнологичное оборудование, наличием которого может похвастаться далеко не каждая компания.

Для проведения поточного сканирования и уничтожения документов, к примеру, не подойдут традиционные «офисные» устройства. Более функциональные агрегаты стоят дорого и требуют навыков работы с ними. Поэтому помощь профессионалов в таких делах подчас является единственным выходом из положения.


По тематикам
Главная страница | Личный кабинет | Личные закладки | Публикации | Правила
Рейтинг@Mail.ru
© promTrader.ru
support@promtrader.ru